Cette déclaration, définie à l'article 7 du contrat d'autorisation, est indispensable au CFC puisqu'elle lui permet de redistribuer les sommes perçues aux auteurs et aux éditeurs dont les publications ont fait l'objet de reproduction.

Plus précisément, le cocontractant doit recenser toutes les copies de pages de livres et d'articles de presse effectuées durant la période considérée. Ce recensement a lieu deux fois dans l'année à des dates fixées contractuellement.

La déclaration doit comprendre les informations suivantes :
- titre complet de la publication ;
- auteur(s) (pour les livres) ;
- éditeur ;
- nombre de pages de format A4 et/ou d'articles copiés ;
- nombre d'exemplaires distribués ;
- nombre total de pages A4 reproduites.

Les informations reçues sont confidentielles. Elles peuvent toutefois être transmises par le CFC aux éditeurs dont les publications ou les ouvrages ont été reproduits.

Afin de faciliter ces déclarations, le CFC met à votre disposition un outil de déclaration des œuvres copiées.