L'affectation des sommes perçues aux œuvres photocopiées
Chaque année, il est demandé aux enseignants d'un échantillon d'établissements (sollicités par le Ministère) de déclarer sur des tableaux d'enquête les œuvres qu'ils photocopient pour leurs élèves, pendant une durée de quatre semaines consécutives.
Les formulaires ainsi complétés sont adressés au CFC par chaque établissement à la fin de la période d'enquête.

Dans un premier temps, ces documents sont traités par une société spécialisée dans le traitement de données qui rapproche les informations manuscrites, des bases de données bibliographiques disponibles.

Après validation des titres, le système informatique du CFC affecte des droits de copie à chaque publication identifiée, proportionnellement au volume de copies effectué.
Ces informations sont ensuite compilées par le CFC de façon à obtenir la somme totale attribuée à chaque œuvre déclarée.

La distribution des droits de copies
Pour chaque œuvre, les droits de copies sont à partager entre le (ou les) auteur(s) et l'éditeur : il existe donc des clefs de répartition, selon les types de publications, qui définissent la part revenant à chacun. Il faut noter que ces règles, établies par les instances du CFC, sont indépendantes des dispositions figurant dans les contrats d'édition.

Concrètement, la distribution des droits s'effectue en deux temps : le CFC verse aux éditeurs la totalité des droits de copie correspondant aux œuvres de leur catalogue, puis chaque éditeur reverse à ses auteurs la part qui leur revient.

Ce second versement s'effectue à l'occasion de l'envoi des relevés annuels de droits d'auteur. Il existe donc en général un décalage d'une année entre le moment où le CFC reverse les droits de copie aux éditeurs et celui où les auteurs reçoivent les sommes.

Il faut noter que ce dispositif de distribution en cascade a été décidé par les représentants des auteurs et des éditeurs, réunis au sein des instances du CFC. En effet, les éditeurs disposant d'informations précises et actualisées sur les coordonnées des auteurs, ce principe évite la création de comptes d'auteurs redondants et permet de limiter sensiblement les frais de gestion du CFC
(10,73 % des sommes perçues).

Bien entendu, le CFC s'assure du bon déroulement de cette opération. Chaque année, les éditeurs ayant reçu des droits doivent lui faire parvenir une attestation écrite par laquelle ils déclarent avoir procédé aux reversements à leurs auteurs. Le CFC effectue également des vérifications matérielles auprès d'un certain nombre d'éditeurs.